Hausverwaltung

Eine Immobilienverwaltung hat die Aufgaben, die Abrechnungen für Eigentümer WEGs, Mieter zu erstellen. Weiterhin übernimmt die Verwaltung den Eigentümern und WEGs die lästige Aufgabe ab, Handwerker zu finden, Angebote anzufragen, zu beauftragen und bis zur Fertigstellung zu bewachten. Eine weitere Aufgabe ist es, Mietverträge und Hausordnungen zu erstellen. Einer der wichtigsten Aufgaben ist die Kommunikation zwischen den einzelnen Parteien, die mit einer Immobilie zu tun haben, wie z.B. Dienstleister im Handwerk, Energie, Wasserversorgen Arbeitsämter, Sozialämter, Grundbuchämter etc.

Verpflichtend ist eine Verwaltung wenn Sie mindestens 3 Wohnungen in einer WEG haben und der/ein Eigentümer die Aufgaben einer Verwaltung übernehmen möchte.

Im Sondereigentum und in der Mietverwaltung beauftragt der Eigentümer der Immobile die Verwaltung. In einer WEG wird die Verwaltung in einer Eigentümerversammlung durch die Eigentümer bestellt.

Überwachung von Objekten, ggf. durch regelmäßige Begehungen
Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom)
Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Erhaltungs- und Sanierungsarbeiten, einschließlich Preisanfrage, Ausschreibungen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung Gewährleistungsansprüche
Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen (z. B. bei Rolltoren, Doppelparker, Heizanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen)
Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker
Erstattung von Schadensmeldungen gegenüber Versicherung und Verursacher
Versicherungsabrechnung durchführen
Einweisung Handwerker und Hausmeister
Schlüsselbestellung
Beauftragen von Sachverständigen
Entwicklung von Nutzungskonzepten

Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
Abrechnungen, inkl. Rechnungskontrolle und Belegprüfung
Buchführung und Prüfung aller Geldein- und -ausgänge
Inkasso, Liquidationsplanung, Wirtschaftlichkeit, Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern
Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen
Hausgeldabrechnung inkl. monatlicher Sollstellung und Mahnwesen bei Zahlungsverzug
Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten
Veranlassung, bzw. Erstellung von Heizkostenabrechnungen
Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen
Regelung von Personalangelegenheiten von Angestellten des WEG (Hausmeister, Müllbeauftragte, Verwaltungsbeiräte), einschließlich Gehaltszahlungen, Lohnbuchungen und Abführungen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, Meldung an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, etc.
Mitwirken bei Wohnungsverkäufen

Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
Beachten aller rechtlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen (einschließlich AGBs, WEG, BGB, Landesbauverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung)
Verhandlung mit Ämtern und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
Abschluss und Prüfung von Verträgen (Versicherungsverträge, Wartungsverträge)
Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen,
Vertretung bei/mit Anwälten und vor Gericht
Rechtsdienstleistungen nach §5 Rechtsdienstleistungsgesetz
Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die WEG
Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen

Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern vermieteter Eigentumswohnungen
Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, einschließlich Terminabstimmung, Tagesordnung, Protokoll
Erstellung von Sitzungsprotokollen und Beschlussniederschriften
Führung von Beschlusssammlungen
Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung
Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
Beschwerdemanagement
Maßnahmenentwicklung zur Fristenwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen
Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen

Das Verwalten der gemeinschaftlichen Gelder. Die Hausordnung und die Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchzusetzen. Für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung der Immobilie zu sorgen.

Umsetzung von Beschlüssen der Eigentümerversammlung. Aufstellen einer Hausordnung sowie deren Durchsetzung. Ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums (z.B. Planung von Reparaturen und Modernisierungsmaßnahmen, Beauftragung und Kontrolle von Handwerkern)

Führen der Beschlusssammlung. Umsetzung von Beschlüssen. Verwaltung der Finanzen der Wohnungseigentümergemeinschaft (siehe WEG-Eigenkonto). Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums.

Der Verwalter haftet gemäß § 276 Abs. 1 Satz 1 BGB für Vorsatz und Fahrlässigkeit, sofern nichts anderes bestimmt ist. Grundsätzlich haftet der Verwalter also auch für nur leicht fahrlässig verursachte Pflichtverletzungen. Fahrlässigkeit ist bereits dann gegeben, wenn sich der Verwalter verhört oder verspricht.

Der Verwalter hat gegenüber den Eigentümern vor allem einen Anspruch auf ein Verwalterhonorar. Dieser Anspruch ergibt sich regelmäßig aus dem abzuschließenden Verwaltervertrag. Ist keine Vergütungsregelung getroffen, so gilt zumindest die übliche Vergütung als vereinbart.

Sofern die WEG über keinen externen Hausverwalter verfügt, kann die Eigentümerversammlung auch vom Verwaltungsbeiratsvorsitzenden oder dessen Stellvertreter einberufen werden (§ 24 Abs. 3 WEG). Ferner kann die WEG auch einen Wohnungseigentümer zur Einberufung der Eigentümerversammlung durch Beschluss ermächtigen.

Hat die Eigentümergemeinschaft keinen Verwalter, kann neben dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter auch ein Wohnungseigentümer die Eigentümerversammlung einberufen. Das setzt voraus, dass der Wohnungseigentümer dazu durch Beschluss der anderen Eigentümer ermächtigt ist, § 24 Abs. 3 WEG.

Laut Wohnungseigentumsgesetz wird eine WEG – wenn sie keine Verwalter*in bestellt hat – durch die Wohnungseigentümer*innen gemeinschaftlich vertreten (§ 9b WEGesetz) – und zwar durch alle Eigentümer*innen, ohne Ausnahme.

Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer wird durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten, beim Abschluss eines Grundstückskauf- oder Darlehensvertrags aber nur aufgrund eines Beschlusses der Wohnungseigentümer.

Von den Eigentümern wird ein Verwalter bestellt, der die umfassende Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums übernimmt. Dies umfasst die rechtliche, technische und kaufmännische Geschäftsführung im gemeinschaftlichen Interesse aller Wohnungseigentümer.

Die Mietverwaltung übernimmt für den Vermieter oder die vermietende Gesellschaft alle Aufgaben, die mit der Vermietung zu tun haben. Dazu gehören…

die Verwaltung der Mietkautionskonten
die Suche nach neuen Mietern und die Weitervermietung
die Durchführung von Wohnungsbesichtigungen
die Wohnungsabnahme und Wohnungsübergabe
die Bonitätsprüfung potentieller Mieter
die Buchhaltung über alle Einnahmen und Ausgaben des Mietobjekts
die Beauftragung von Dienstleistern und Handwerkern
die Beauftragung eines Hausmeisters
die Auswahl und der Vergleich der Versorger, z.B. für Gas, Heizung und Wasser
das Aufsetzen rechtlich einwandfreier Mietverträge
die Anfertigung und Ausgabe von Türschlüsseln
die Kommunikation zwischen Mietern, Dienstleistern und Behörden
die Erstellung der Betriebskostenabrechnung
die Prüfung von Mieteingängen und ggf. der Versand von Mahnungen
die Erstellung eines Räum- und Streuplans
die Durchsetzung und Ankündigung etwaiger Mieterhöhungen
die regelmäßige Überprüfung von technischen Anlagen innerhalb des Mietobjekts
die Abwicklung von Kündigungen

Die Mietverwaltung haftet dafür, ihre Dienstleistung ordnungsgemäß und gesetzmäßig durchzuführen. Das gilt auch dann, wenn die Mietverwaltung fahrlässig handelt, beispielsweise indem sie zahlungsunfähige Mieter aufnimmt (Saar-ländisches OLG, Urt. v. 12.02.2004 – 8 U 102/03). Zudem ist die Mietverwaltung dazu verpflichtet, alle Einnahmen und Ausgaben des Mietobjekts zu belegen und nur solche Leistungen auf die Mieter umzulegen, die auch tatsächlich erbracht wurden. Andernfalls macht sie sich strafbar. Kommt es zu einer Kündigung, ist die Mietverwaltung verpflichtet, schnellstmöglich einen Nachmieter zu finden.

Bisher gab es keine gesetzliche Regelung, die eine Aufnahme der Tätigkeit als Mietverwalter einschränkte. Theoretisch konnte also jeder Mietverwalter werden. Seit 01. August 2018 ist das jedoch nicht mehr möglich. Laute Kritik über die fehlende Qualifikation der Branche führte dazu, dass die Gewerbeordnung um einen zusätzlichen Paragraphen erweitert wurde (§ 34c, GewO). Seitdem handelt es sich bei dem Berufsbild Mietverwalter um ein zulassungspflichtiges Gewerbe.

Voraussetzung für die Aufnahme der Tätigkeit ist mindestens das Ablegen der IHK-Prüfung zum Wohnimmobilienverwalter beziehungsweise zum zertifizierten Verwalter. Viele angehende Mietverwalter haben allerdings bereits eine kaufmännische Ausbildung in der Immobilienbranche oder ein entsprechendes Studium vorzuweisen.

Die Gründung einer Mietverwaltung ist sowohl als Personen- als auch als Kapitalgesellschaft möglich. Gängig sind die Rechtsformen GmbH, UG oder das Einzelunternehmen.

Die Sondereigentumsverwaltung ist für die Betreuung von vermieteten Eigentumswohnungen innerhalb einer Wohneigentümergemeinschaft zuständig.

Kaufmännische Verwaltung: Mietverhältnisse & Finanzplanung
Technische Verwaltung: Instandhaltung & Modernisierung
Juristische Verwaltung: Rechtliche Betreuung
Organisation und Durchführung von Reparaturen, Instandhaltungsarbeiten und Reinigungsarbeiten
Betreuung von Mietern und Erstellung von Mietverträgen
(Neu-)Vermietung der Eigentumswohnung: Suche und Auswahl geeigneter Mieter, Wohnungsbesichtigungen, Erstellung und Prüfung des Mietvertrages; Wohnungsabnahme usw.
Forderungsmanagement im Zusammenhang mit dem Mietvertrag: Prüfung und Überwachung der rechtzeitigen Mieteingänge, Abmahnung des säumigen Mieters und Geltendmachung von Mieterhöhungen oder anderen Ansprüchen des Mietvertrages

Die WEG-Verwaltung ist für die technische, wirtschaftliche und kaufmännische Betreuung von Wohnimmobilien, die mehreren Eigentümern gemeinschaftlich gehören zuständig.

Sämtliche im WEG geregelten Pflichten sind solche der GdWE, auch dann, wenn der Verwalter im Gesetz als Verpflichteter ausdrücklich benannt ist. Insbesondere obliegt die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums gemäß § 18 Abs. 1 WEG der GdWE. Der Verwalter fungiert nach § 9b Abs. 1 WEG als deren Vertretungs- und Ausführungsorgan. Erfüllt der Verwalter einzelne Pflichten nicht, kann nicht er von den Wohnungseigentümern auf Erfüllung in Anspruch genommen werden. Ansprüche sind stets gegen die GdWE zu richten.

Zentrale Norm bezüglich der Rechte und Pflichten des Verwalters im Innenverhältnis zur GdWE stellt § 27 WEG dar.


§ 27 WEG – Aufgaben und Befugnisse des Verwalters
(1) Der Verwalter ist gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die

untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder
zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind.
(2) Die Wohnungseigentümer können die Rechte und Pflichten nach Absatz 1 durch Beschluss einschränken oder erweitern.

Weitere Organpflichten regeln

§ 9a Abs. 3 WEG zur Verwaltung des Gemeinschaftsvermögens ;
§ 9b Abs. 1 WEG zur Vertretung der GdWE;
§ 18 Abs. 4 WEG (zwar ungeschrieben, aber) zur Gewährung der Einsicht in die Verwaltungsunterlagen;
§ 24 Abs. 1 WEG zur Einberufung der Wohnungseigentümerversammlung mindestens einmal jährlich;
§ 24 Abs. 2 WEG zur Einberufung einer Wohnungseigentümerversammlung, wenn dies mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer verlangt;
§ 24 Abs. 5 WEG bezüglich des Vorsitzes in der Eigentümerversammlung, so die Eigentümerversammlung nicht eine andere Person zum Versammlungsleiter bestimmt ;
§ 24 Abs. 6 Satz 1 WEG (zwar nicht ausdrücklich), dass der Verwalter die Versammlungsniederschrift zu erstellen hat. Beschließt die Wohnungseigentümerversammlung hierüber nichts Abweichendes und obliegt dem Verwalter auch der Versammlungsvorsitz, hat er auch die Versammlungsniederschrift zu erstellen;
§ 24 Abs. 8 WEG zur Führung der in § 24 Abs. 7 WEG geregelten Beschluss-Sammlung;
§ 28 Abs. 1 Satz 2 WEG zur Erstellung des Wirtschaftsplans;
§ 28 Abs. 2 Satz 2 WEG zur Erstellung der Jahresabrechnung;
§ 28 Abs. 4 WEG zur Erstellung des Vermögensberichts;
§ 44 Abs. 2 Satz 2 WEG zur unverzüglichen Bekanntmachung der Erhebung einer Beschlussklage.

Eine Notverwaltung für eine Wohnungseigentümergemeinschaft kann beispielsweise notwendig sein, wenn es überhaupt keinen Verwalter (mehr) gibt, die amtierende Hausverwaltung dauerhaft verhindert ist oder sie sich hartnäckig weigert, die Weisungen der WEG zu befolgen.

Jeder Wohnungseigentümer oder ein Dritter mit berechtigtem Interesse hat einen Anspruch auf Bestellung eines Verwalters (vgl. § 21 Abs. 4 und 5 WEG). Ein dringendes Bedürfnis zur Einsetzung eines Verwalters ist dabei nicht erforderlich.

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Notverwaltung durch einstweilige Verfügung per Gericht

Damit ein solcher Antrag vom Gericht bewilligt wird, müssen bestimmte Voraussetzungen (besondere Dringlichkeit) vorliegen. Eine reine „Verwalterlosigkeit“ reicht nicht aus. Vielmehr müssen der Eigentümergemeinschaft erhebliche Nachteile drohen, wenn nicht umgehend eine neue Hausverwaltung eingesetzt wird.

Nein, es gibt keine Pflicht zur Bestellung eines zertifizierten WEG-Verwalters.

Als zertifizierter Verwalter darf sich bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Tätigkeit als Verwalter notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt (vgl. § 26a Abs. 1 WEG).

Im Zuge der WEG-Reform wurde mit § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG die Vorschrift zum zertifizierten Verwalter eingeführt. Nach dieser können Wohnungseigentümer als Bestandteil der ordnungsgemäßen Verwaltung die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gemäß § 26a WEG verlangen.

Der Anspruch der Wohnungseigentümer auf Bestellung eines zertifizierten Verwalters besteht ab dem 1.12.2023. Ursprünglich sollten die Wohnungseigentümer bereits ab 1.12.2022 einen Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter haben. Die Frist wurde jedoch um ein Jahr verlängert, damit die zuständigen Stellen ausreichend Zeit haben, alle Verwalter, die die Prüfung ablegen wollen, bis zum Stichtag zu prüfen.

Volljuristen, Immobilienkaufleute, Personen mit Studienabschluss mit immobilienrechtlichem Schwerpunkt und Geprüfte Immobilienfachwirte sind zertifizierten Verwaltern gleichgestellt, § 7 ZertVerwV.

Bis Ende Februar 2019 mussten WEG-Verwalter eine Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO beantragen. Falls diese seit 01.03.2019 nicht vorhanden ist, fehlen also die Voraussetzungen für den Betrieb einer WEG Verwaltung. Die Betriebserlaubnis für den Verwalter ist erloschen und das Gewerbeaufsichtsamt müsste den Betrieb untersagen.

Die SWOT-Analyse (engl. Akronym für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken)) ist ein Instrument der strategischen Planung.

Sie dient der Positionsbestimmung und der Strategieentwicklung von Unternehmen und anderen Organisationen sowie in der Personal- und Führungskräfteentwicklung.

Chancen sind beispielsweise Möglichkeiten, durch neue oder verbesserte Produkte und Dienstleistungen Kunden zu gewinnen oder Stammkunden zu halten. Diese Chancen können durch (attraktive) Angebote von Wettbewerbern oder durch technologische und wirtschaftspolitische Veränderungen gefährdet sein (Risiken). Sobald die Risiken aus Sicht der Verantwortlichen zu groß werden, sind geeignete Maßnahmen einzuleiten. Die Auswahl der Aktionen richtet sich nach der Einschätzung der eigenen Stärken und Schwächen (im Vergleich zum Wettbewerb) durch die Entscheidungsträger.